fbpx
Dengan bangga kami umumkan TOKKO kini jadi LummoSHOP

Cara Kelola Stok Barang Bisnis UMKM

cara kelola stok barang

Tahukah kamu kalau cara kelola stok barang juga berpengaruh pada operasional bisnismu secara menyeluruh? Mungkin kamu pernah mendengar percakapan seperti di bawah ini:

Maaf, Sist. Stoknya kosong!

Tadi katanya masih ada?

Iya, tapi ternyata setelah dicek lagi stoknya kosong.

Kapan barangnya ada lagi?

Wah, enggak tahu, ya. Nanti kami info, ya.

Sist, barangnya udah ready. Mau dikirim ke mana?

Maaf, Mbak. Saya udah beli di tempat lain. Lama kalau nunggu dari Mbak-nya.

 

Percakapan tadi bisa terjadi arena cara kelola stok barang yang tidak rapi, atau bahkan menggunakan prinsip dicatatnya nanti-nanti, akhirnya diri sendiri yang rugi. Konsumen lari karena merasa tak dilayani dengan sepenuh hati.

Sebagai pebisnis, tentu kamu tak mau hal itu terjadi. Sudah susah payah mendapatkan konsumen tapi ternyata pergi karena kamu kurang teliti. Kamu mengira stoknya masih ada, tapi setelah mengecek kembali ternyata zonk

Inilah pentingnya cara kelola stok barang bisnis UMKM yang runtut, rapi, dan teliti. Kejadian di atas tidak mungkin terjadi kalau kamu punya catatan stok barang yang terstruktur. Kamu pun bisa mengetahui kalau memang stok barang sudah habis dan langsung menyetoknya lagi.

Persoalan stok barang memang kerap kali dipandang sebelah mata karena berbagai alasan. Misalnya merasa bisnis masih berskala rumahan, butuh alokasi waktu yang tidak sebentar, merasa ribet, hingga masalah tak tahu bagaimana cara mencatatnya.

Cara kelola stok barang melalui pencatatan yang rapi sebenarnya tidak ribet alias cukup mudah, terlebih kalau bisnis masih berskala kecil. Artinya jumlah stok atau jenis barang pun kemungkinan tak sebanyak jika bisnis sudah berskala besar.

cara kelola stok barang

Lalu, bagaimana cara kelola stok barang dengan tepat dalam praktiknya? Cara berikut ini mungkin bisa kamu coba.

  1. Mencatat barang masuk dan barang keluar

Tentu saja yang pertama harus kamu lakukan adalah mencatat barang yang masuk dan keluar beserta tanggal transaksinya. Bila perlu, kamu juga bisa menambahkan keterangan mengenai barang keluar (jual tunai, jual nontunai, sengaja dikeluarkan karena barang sudah rusak, dll). Dalam proses pencatatan barang masuk dan barang keluar, semakin detail informasi yang kamu tulis, maka akan semakin baik.

  1. Membuat daftar barang berdasarkan namanya

Setelah mencatat barang masuk dan keluar, jangan lupakan juga untuk mencatat produk atau barang berdasarkan namanya, misalnya barang A, B, C, dan sebagainya. Hal tersebut memberikan banyak manfaat untukmu. Kamu jadi tahu barang apa yang keluar masuknya tinggi, barang apa yang kurang laku, barang apa yang tidak laku, berapa jumlah barang berdasarkan namanya, dan sebagainya.

  1. Membuat kode di setiap barang

Pembuatan atau pemberian kode barang bermanfaat untuk efisiensi dalam proses pencatatan keluar masuknya barang. Jadi, kamu tak perlu menuliskan nama barang secara lengkap di setiap transaksi yang terjadi. Cukup kode barangnya saja. Hal ini juga akan membantumu dalam proses pengemasan supaya tidak tertukar.

  1. Memisahkan persediaan atau stok barang lama dengan yang baru

Meskipun sudah ada catatan barang keluar dan masuk, tetapi kamu perlu juga membuat catatan mengenai mana saja barang yang lama dan mana saja barang yang baru. Ini juga berlaku untuk penempatan barang: yang lama sebaiknya kamu taruh di tempat yang mudah terlihat mata agar tidak sampai terselip dan segera terjual.

  1. Melakukan pengecekan fisik baik sebelum disimpan, secara berkala, maupun saat akan dijual

Lakukan pengecekan fisik barang untuk tiga kegiatan ini:

    • Sebelum barang disimpan atau ketika barang baru saja kamu beli: untuk mengecek apakah barang yang dibeli sudah sesuai ataukah ada yang harus diretur.
    • Secara berkala: untuk memastikan bahwa barang yang ada di stok masih dalam kondisi baik.
    • Saat dijual: memastikan bahwa barang masih bagus sebelum didistribusikan kepada konsumen.
  1. Menyimpan barang di tempat yang aman

Cara kelola stok barang bagi para pebisnis yang tak boleh dilewatkan adalah menyimpannya di tempat yang aman, baik aman dari pencuri maupun aman dari hal lain. Misalnya bencana alam atau binatang.

  1. Mengaudit secara berkala atau stock opname dan memastikan bahwa jumlah barang yang ada di catatan sama dengan jumlah barang di gudang

  1. Menyimpan bukti transaksi

Yang paling penting dari semuanya adalah jangan lupa untuk menyimpan bukti transaksi. Sebab itu yang nantinya menjadi dasarmu saat membuat laporan maupun melakukan audit. Simpan di satu folder atau map khusus agar tidak berceceran.

Setelah melakukan poin-poin di atas mengenai cara kelola stok barang, biasanya kamu akan menemukan barang-barang yang kondisinya sudah tak terlalu bagus. Ini sangat mungkin terjadi, entah memang karena terlalu lama disimpan, tidak kunjung laku, atau karena alasan lain. Tak perlu sedih jika kamu menemukan barang yang seperti itu. Justru harusnya kamu senang. Inilah manfaat membuat catatan stok barang dan mengelola atau menempatkannya sesuai dengan aturan yang kamu buat. Kalau tidak, kamu mungkin sudah mendistribusikan barang tak layak ke konsumen. Pada akhirnya, bisnismu akan terkena imbasnya karena konsumen kecewa.


Keuntungan Mengetahui Cara Kelola Stok Produk yang Baik

cara kelola stok barang

Dengan adanya cara kelola stok barang yang baik, beberapa informasi di bawah ini bisa kamu dapatkan:

  1. Bisa mengetahui barang-barang yang masih layak jual.
  2. Kamu jadi tahu barang-barang yang sedikit rusak, tapi masih bisa dijual (dengan diskon misalnya).
  3. Bisa mengambil sikap akan diapakan barang-barang yang sudah rusak, misalnya dijual di tempat daur ulang sehingga masih bisa menghasilkan pemasukan untuk bisnis.
  4. Sebagai dasar untuk mengambil keputusan tertentu semisal barang di gudang stoknya masih banyak, misalnya program cuci gudang.
  5. Bisa mengetahui barang mana yang harus di-restock karena banyak peminatnya dan mana yang tidak.
  6. Mengetahui barang mana yang menghasilkan banyak keuntungan untuk bisnismu.
  7. Memahami barang mana yang kurang disukai konsumen. Ke depan, jika memang masih ingin mempertahankan barang ini, kamu bisa membuat trik pemberian diskon.
  8. Kamu jadi gercep dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Tak ada lagi cerita seperti percakapan di atas.
  9. Meminimalisir kemungkinan adanya kecurangan yang dilakukan oleh pegawai atau siapa pun itu karena semua barang tercatat dengan rapi.
  10. Bisa membuat forecast atau perkiraan stok barang untuk beberapa waktu ke depan.

Tidak heran, jika kemudian ujung pangkal dari cara kelola stok barang yang rapi adalah keuntungan bisnis meningkat pesat sehingga kelangsungannya pun terjamin. Jika sudah begini, kamu sebagai pemilik bisnis juga yang bahagia. Ke depan, bukannya tidak mungkin kamu akan berekspansi atau mengembangkan bisnismu.

Mengelola stok barang memang sedikit repot, tapi percayalah bahwa ini untuk tujuan jangka panjang. Jadi jangan malas, ya! Kamu bisa memilih cara kelola stok barang bisnis kamu dengan cara-cara di atas.