fbpx
Dengan bangga kami umumkan TOKKO kini jadi LummoSHOP

Penggunaan Terms and Conditions yang Baik dalam Bisnis

terms and conditions

Terms and conditions atau syarat dan ketentuan, yaitu kesepakatan antara penyedia layanan (pebisnis) dan pengguna layanan (konsumen). Pengertian lainnya ialah dokumen yang mengatur kontraktual antara pemilik bisnis dan konsumen.

Pihak penyedia layanan yang biasanya menentukan dokumen tersebut. Ia akan menguraikan aturan yang terkait menggunakan website, aplikasi, atau program promo pada produk. Keberadaannya bisa menghindari kesalahpahaman konsumen. Namun, jangan sampai penjelasan yang kamu tulis justru terkesan menipu konsumen.

Contoh Kasus Terms and Conditions

Untuk memudahkan kamu memahaminya, simaklah contoh singkat di bawah ini.

Toko A sedang mengadakan promo gratis ongkir. Namun, maksud toko A mengenai gratis ongkir hanya untuk konsumen yang memiliki voucher, di wilayah Jabodetabek, yang belanja minimal Rp100.000 dan pengiriman hanya menggunakan jasa kurir ABC.

Hal itu perlu konsumen ketahui. Karena, bisa jadi konsumen mengira gratis ongkir itu untuk semua transaksi apa pun dan berapa pun. Jika terjadi kesalahpahaman seperti itu, bisa menimbulkan masalah dan ada yang merasa dirugikan. Oleh sebab itu, pebisnis perlu membuat terms and conditions seperti ini:

Promo gratis ongkir Toko A

Term and conditions atau syarat dan ketentuannya: 

  1. Periode promo berlaku sampai tanggal 30 Juni 2020.
  2. Memiliki kode voucher.
  3. Alamat pengiriman wilayah Jabodetabek.
  4. Belanja minimum Rp100 ribu rupiah.
  5. Jasa kirim ABC.

Melalui penjabaran tersebut, konsumen menjadi paham. Konsumen yang berbelanja dengan gratis ongkir berarti telah menyepakatinya.

Baca Juga: Cara Minimalisir Retur Barang Berikut Ini Bikin Bisnismu Mudah Diatur

Penerapan dalam Berbagai Hal di Lingkup Bisnis

Pentingnya Personal Branding untuk Popularitas Usaha

Dalam transaksi online, konsumen tidak bersentuhan langsung secara fisik dengan pebisnis dan produk yang akan ia beli. Sehingga, konsumen mengandalkan persepsi (kesan) serta ekspektasi (harapan) dari informasi yang ia peroleh saat akan bertransaksi.

Hal ini menjadi salah satu penyebab masalah atau sengketa dalam bisnis. Selain itu, konsumen tidak langsung menerima produk yang ia pesan. Ada jeda waktu, mulai dari validasi pembayaran hingga proses pengiriman. Karena itu, dalam transaksi online ini banyak risiko yang bisa muncul.

Dari sisi pemilik bisnis, sudah tentu tidak ingin mengalami kerugian. Sistem online yang tidak bertemu secara fisik juga menimbulkan peluang penipuan dari konsumen. Misalnya, klaim barang yang mereka terima itu rusak. Padahal, kerusakan adalah kelalaian konsumen.

Risiko lainnya, seperti bukti transfer palsu, konsumen yang memutuskan transaksi sepihak, dan masih banyak lagi. Begitu juga risiko dalam bertransaksi dengan pihak ketiga atau dengan pemasok. Dengan segala risiko yang ada, pebisnis sudah seharusnya melakukan upaya pencegahan.

Fungsi Terms and Conditions

Merangkum dari usahasosial.com, fungsi terms and conditions adalah sebagai berikut:

  • Memperlancar arus kas, karena telah dijelaskan secara merinci mengenai pembayaran serta kedua pihak menyepakatinya.
  • Mencegah risiko kesalahpahaman dan tanggung jawab berlebih.
  • Efisiensi waktu dan biaya dari kemungkinan tuntutan hukum.
  • Sebagai landasan pelaksanaan bisnis terhadap konsumen.
  • Dan hal penting lainnya, salah satu bentuk membangun branding awarness atau citra bisnis.

Baca Juga: Pentingnya Personal Branding untuk Popularitas Usaha

Beberapa Hal Penting dan Umum Ada dalam Terms and Conditions

Sebenarnya, tidak ada aturan yang baku dalam membuatnya. Namun, tidak ada salahnya kita menyimak kesimpulan dari berbagai sumber seperti Adammuiz, LummosSHOP, dan Tokopedia.

  • Ketentuan umum dan disclaimer atau penafian

Biasanya berisi mengenai hal umum dari situs website atau aplikasi bisnis kamu. Ada juga yang menambahkan disclaimer atau penafian. Yaitu, pernyataan sebagai batasan tanggung jawab dari website bisnis kamu.

  • Definisi

Menjelaskan kata atau istilah dalam halaman terms and conditions atau syarat dan ketentuan.

  • Produk

Menjelaskan secara terperinci mengenai produk-produk yang tersedia pada website atau aplikasi bisnis.

  • Pengguna

Isinya menjelaskan siapa yang boleh menggunakan atau bagaimana cara menjadi pengguna website atau aplikasi bisnis dan hal lain yang merinci terkait pengguna.

  • Fitur Layanan

Menjelaskan secara merinci mengenai hal fitur layanan yang ada pada website atau aplikasi bisnismu.

Mengenai berbagai hal yang kamu unggah pada website atau aplikasi bisnismu. Umumnya, seperti batasan apa saja yang boleh dan larangan pengguna terhadap posting-an tersebut.

  • Harga

Merinci segala hal yang berkaitan dengan harga dari tiap produk. Misalnya, keterangan bahwa setiap harga produk yang tertera adalah harga setelah potongan diskon. 

  • Biaya dan pembayaran

Membahas secara rinci mengenai biaya juga pembayarannya. Contohnya, aturan biaya apa saja yang menjadi beban konsumen, dan bagaimana pilihan pembayarannya.

  • Pengiriman

Biasanya, ini menjelaskan rincian terkait proses pengiriman seperti estimasi pengiriman, tarif, pilihan jasa kirim atau kurir dan lain-lain.

  • Pembatasan tanggung jawab

Menjelaskan atau menyatakan hal-hal di luar tanggung jawab dari bisnis. Misalnya, mengenai gangguan jaringan, penyalahgunaan konsumen, atau selisih antar konsumen dan lain-lain.

  • Pembatasan hak konsumen

Merinci hal apa saja yang menjadi hak konsumen. Misalnya, hak konsumen membatalkan pesanan atau larangan konsumen untuk membatalkan pesanan jika sudah dalam proses pengiriman.

  • Ganti rugi

Merinci segala teknis dan hal lainnya dalam proses ganti rugi terhadap konsumen.

  • Pembatalan atau pengikat

Menjelaskan hal-hal apa saja yang mengikat dan membatalkan transaksi konsumen.

  • Penyelesaian sengketa

Yaitu, yang menjelaskan jika terjadi sengketa atau selisih bagaimana prosedur penyelesaiannya.

  • Pemberitahuan dan pembaharuan

Menjelaskan mengenai kemungkinan ada pemberitahuan dan pembaharuan pada masa mendatang.

  • Hak intelektual

Menjelaskan hal terkait hak intelektual seperti logo, merek dagang, dan lain-lain.

  • Kontak

Mencantumkan kontak yang bisa konsumen atau pihak lain hubungi.

Baca Juga: Pentingnya Personal Branding untuk Popularitas Usaha

Cara Mengelola Pesanan agar Tidak Membuat Konsumen Merasa Tertipu

terms and conditions

Yang perlu kita tanamkan sebagai pebisnis adalah nilai kejujuran dalam berbisnis. Selain itu, harus patuh aturan hukum. Peraturan perundang-undangan yang menjadi acuan dasar dalam kegiatan bisnis berbasis teknologi yaitu Undang-undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 10 Tahun 2009 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (“UU ITE”).

Menurut kawanhukum.id Kedudukan hukum Term and Condition merupakan bentuk dari pelaksanaan kesepakatan atau perjanjian. Hal itu berdasarkan pada Pasal 1320 Kitab Undang-undang Hukum Perdata (KUHPer).

9 Hak Konsumen

Dalam jurnal penelitian, terms and conditions menjadi salah satu faktor pelaku usaha mendapatkan kepercayaan dari konsumen. Hal itu mengacu pada pasal 4 dari Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen, terdapat sembilan hak dari konsumen, yaitu : 

  1. Hak atas kenyamanan, keamanan dan keselamatan dalam mengonsumsi barang dan/atau jasa.
  2. Hak untuk memilih barang dan/atau jasa serta mendapatkan barang dan/atau jasa tersebut sesuai dengan nilai tukar dan kondisi serta jaminan yang dijanjikan. 
  3. Hak atas informasi yang benar, jelas dan jujur mengenai kondisi dan jaminan barang dan/atau jasa.
  4. Hak untuk didengar pendapat dan keluhannya atas barang dan/atau jasa yang digunakan.
  5. Hak untuk mendapat advokasi, perlindungan dan upaya penyelesaian sengketa perlindungan konsumen secara patut. 
  6. Hak untuk mendapatkan pembinaan dan pendidikan konsumen. 
  7. Hak untuk diperlakukan atau dilayani secara benar dan jujur serta tidak diskriminatif. 
  8. Hak untuk mendapatkan kompensasi, ganti rugi dan/atau penggantian, apabila barang atau/dan jasa yang diterima tidak sesuai dengan perjanjian atau tidak sebagaimana mestinya. 
  9. Hak-hak yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan lainnya.

Jika sembilan hak konsumen itu terpenuhi, maka tidak ada lagi konsumen yang merasa tertipu. Terutama, poin ketiga yang harus terperinci. Kejelasan dan keterbukaan informasi dalam transaksi online adalah hal yang prinsipil.

Jadi, kesimpulannya, pemilik bisnis dan konsumennya harus menjalan peran sesuai ketentuan masing-masing. Maka, efektivitas akan tercapai. Adapun, peran pelaku bisnis dan konsumen menurut repository.petra.ac.id adalah:

  1. Pelaku bisnis harus menyusun term and condition, isi dan formatnya memuat hak-hak dari pelaku bisnis dan konsumen
  2. Pelaku bisnis juga wajib memberikan akses atau jalur informasi untuk membaca term and condition sebelum melanjutkan transaksi. 
  3. Konsumen wajib membaca dan mengerti isi term and condition transaksi.

 

Baca Juga Artikel Terkait Lainnya: