fbpx
Dengan bangga kami umumkan TOKKO kini jadi LummoSHOP

Cara dan Tips Menetapkan Skala Prioritas Bisnis

Skala prioritas

Skala prioritas penting untuk kamu pelajari dan kuasai. Setiap hari orang menghadapi sejumlah masalah dan aktivitas yang menuntut perhatian serius. Saking banyaknya, mereka jadi bingung harus menyelesaikan yang mana lebih dulu. Akibatnya, banyak orang jadi frustrasi dan justru tidak ada satu pun pekerjaan yang selesai.

Karena itu, semua orang perlu belajar skala prioritas, khususnya seorang pebisnis seperti kamu. Kita terkadang perlu menyelesaikan banyak kegiatan sekaligus dalam waktu yang sebentar bahkan bersamaan. Kalau salah satu di antaranya terbengkalai, bisa berpengaruh pada pekerjaan lainnya. 

Atas dasar itu pula seorang pelaku bisnis harus bisa menyusun skala prioritas agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan. Mampu menyusun prioritas juga menunjukkan kamu sebagai seorang pebisnis yang profesional. Sayangnya, tidak semua orang mampu membuat hal ini. Agar tidak salah langkah, simak penjelasan berikut ini soal cara menentukan dan tips membuat skala prioritas yang baik.

Apa itu Skala Prioritas? 

Skala prioritas adalah sejumlah aktivitas atau pekerjaan yang harus secepat mungkin kita selesaikan dan memberikan hasil yang maksimal. Umumnya, penetapan satu aktivitas jadi prioritas atau tidak, tergantung dari batas waktu atau deadline pengerjaannya.

Ada sebuah diagram prioritas dengan nama matrik Eisenhower yang bisa memudahkan kamu untuk membuat skala prioritas. Seperti namanya, diagram ini buatan Dwight D Eisenhower, mantan presiden Amerika Serikat. Di dalamnya, ada empat elemen yang perlu kita perhatikan, yakni, mendesak, tidak mendesak, penting dan tidak penting. Dari empat elemen itu maka akan terbentuk, kuadran skala prioritas. 

Skala prioritas

  1. Penting dan Mendesak 

Jenis aktivitas ini tergolong hal penting dan mendesak harus kamu dahulukan karena berpengaruh pada seluruh pekerjaan dan produktivitas kamu. Bila ada satu pekerjaan yang tidak dapat kamu tunda dan harus kamu selesaikan hari itu juga, maka itulah yang harus kamu dahulukan. Misalnya, kamu harus mengirimkan laporan pajak karena deadline-nya hari ini, maka itulah yang harus kamu dahulukan. 

  1. Penting Tapi Tidak Mendesak 

Jenis aktivitas ini sifatnya jangka panjang dan bisa kamu lakukan saat punya waktu luang. Namun, karena penting tetap harus kamu kerjakan dan mendapat perhatian juga. Jangan sampai kamu abaikan. Misalnya, untuk program promosi akhir tahun kamu akan membuat produk baru. Karena akhir tahun masih cukup lama, kamu tidak perlu melakukannya sekarang. Namun, tetap harus kamu memikirkan produknya kelak.

  1. Mendesak Tetapi Tidak Penting 

Saat menjalankan tugas ini kamu bisa melakukan jadwal ulang atau mendelegasikan kepada bawahan. Umumnya, tipe pekerjaan seperti ini tidak berpengaruh banyak pada produktivitas pekerjaan tapi kalau tidak kamu kerjakan juga bisa mengganggu karena selalu terpikirkan.

Misalnya, membalas email atau komen di media sosial dari konsumen. Ini tidak terlalu penting tetapi mendesak karena orang lain atau konsumen menunggu respons dari kamu sebagai pemilik bisnis. Kamu bisa menugaskan seorang admin untuk melakukan hal ini atau bisa juga di sela istirahat makan siang, kamu baru bisa membalas semua email dan komen di media sosial.

  1. Tidak Mendesak dan Tidak Penting 

Jenis aktivitas ini terhitung sebagai tidak perlu sama sekali! Artinya aktivitas ini sama sekali tidak memberikan kontribusi pada produktivitas. Bahkan dalam beberapa hal, malah jadi penghambat pekerjaan. Misalnya, menonton YouTube, membuka media sosial idola kamu. Sebaiknya, semua aktivitas yang termasuk dalam golong tidak mendesak dan tidak penting, bisa kamu lakukan setelah menyelesaikan semua pekerjaan kamu.

Keuntungan untuk Bisnis 

Terbiasa mengerjakan dan menentukan skala prioritas tanpa disadari membawa banyak keuntungan untuk diri sendiri bahkan bisnis yang sedang kamu jalankan. Di bawah ini beberapa keuntungan yang akan kamu dapatkan:

  • Membantu Mencapai Tujuan

Setiap perusahaan punya visi dan misi. Skala prioritas bisnis akan memudahkan kamu dalam mencapai tujuan. Skala prioritas yang jelas juga membuat semua orang yang terlibat dalam perusahaan sama-sama mengerti tujuan apa yang mereka kejar.

  • Mengidentifikasi Sumber Daya 

Membuat skala prioritas dalam bisnis akan memudahkan kamu mengidentifikasi sumber daya yang kamu miliki. Yang termasuk dalam sumber daya adalah modal, karyawan, waktu dan juga faktor eksternal. Kamu bisa tahu mana yang perlu kamu perbaiki dan mana yang sudah berjalan baik.

Mulai Jualan Online dengan LummoSHOP!

Dengan website toko online yang lengkap dan praktis, tidak ada lagi penghalang untuk optimalkan peluang pertumbuhan bisnismu.

Mulai SekarangUnduh LummoSHOP
  • Menciptakan Kerja Efektif 

Adanya skala prioritas akan membantu karyawan untuk bekerja lebih baik dan efisien. Mereka bisa menggunakan skala prioritas yang sudah kamu tetapkan sebagai panduan dalam mengerjakan tugas harian, mingguan bahkan tugas bulanan untuk mencapai target pribadi atau target perusahaan. Skala prioritas juga akan meningkatkan tingkat produktivitas karyawan karena mereka memiliki panduan yang jelas dalam bekerja.

  • Bisnis Tetap Langgeng 

Banyak hal tak terduga terjadi ketika kamu berbisnis. Baik dari faktor luar maupun faktor di dalam perusahaan. Misalnya, ada karyawan yang keluar, kebijakan pemerintah yang bisa memengaruhi bisnis.  Adanya skala prioritas, akan membantu kamu memetakan masalah dan membuat bisnis kamu tetap bisa langgeng dalam kondisi apa pun.

 

Tips Membuat Skala Prioritas Bisnis

Skala prioritasAda tujuh langkah yang bisa kamu lakukan saat membuat skala prioritas. Antara lain: 

  1. Evaluasi Visi Perusahaan

Sebelum menentukan skala prioritas, semua orang yang terlibat di dalamnya perlu memahami dengan baik visi perusahaan. Jelaskan dengan baik visi perusahaan pada seluruh karyawan dan diskusikan cara seperti apa untuk mencapainya.

Dengan mendiskusikan ini, kamu bisa membayangkan prioritas yang harus kamu lakukan. Bisa juga kamu menuliskan sejumlah pernyataan penting yang mewakili visi perusahaan untuk memudahkan semua orang untuk memahaminya.

  1. Identifikasikan Kekuatan dan Kelemahan

Setelah mengevaluasi visi perusahaan, kamu perlu menjabarkan kekuatan dan kelemahan dalam perusahaan. Kekuatan itu misalnya, customer service yang bisa diandalkan, angka penjualan yang konstan dan pendataan klien yang lengkap.

Kelemahan misalnya, komunikasi yang buruk, tidak adanya plan B dan manajemen keuangan yang buruk. Dengan menyadari kekurangan dan kelebihan kamu bisa membuat prioritas mana yang perlu diperbaiki lebih dulu dan mana yang bisa ditunda. 

  1. Identifikasikan Tujuan

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan tujuan dalam bentuk aktivitas yang jelas dan spesifik. Semakin detail aktivitasnya, semakin mudah pula bagi karyawan kamu menjalankannya. Misalnya, bisnis kamu membutuhkan pengembangan ide produk. Maka skala prioritasnya setiap karyawan wajib menyumbang satu ide produk.

  1. Kolaborasi dengan Anggota Tim 

Kamu bisa berdiskusi dengan karyawan untuk menentukan prioritas terbaik bagi perusahaan. Beberapa cara yang bisa kamu lakukan antara lain membuat survei kerja karyawan. Lakukan pertemuan mingguan atau bisa juga sekadar mengobrol santai dengan karyawan untuk mendapatkan masukan dari mereka, terutama dari hasil di lapangan. Berkolaborasi dengan karyawan juga membuat mereka bisa mengungkapkan ide mereka. 

  1. Atur Berdasarkan Kepentingan

Setelah kamu mendapatkan gambaran jelas soal prioritas bisnis kamu, buatlah daftar aktivitas-aktivitas mana yang perlu didahulukan. Kamu bisa menggunakan matrik Eisenhower dalam pengkategoriannya dan  selaraskan dengan visi dan misi perusahaan.

  1. Atur Berdasarkan Kategori

Kamu juga bisa mengatur berdasarkan kategori. Cara ini cocok bila pekerjaan dibagi dalam sejumlah divisi  dan buat daftar yang perlu dilakukan oleh tiap divisi. Ini juga akan memudahkan bagi karyawan untuk mengerti mana kewajiban dan tugas mereka. Misalnya, yang pertama didahulukan adalah bagian keuangan. Setelah itu bagian marketing dan advertising. Bagian akhir baru divisi pengembangan produk.

  1. Lacak Perkembangan Bisnis 

Adanya skala prioritas akan memudahkan kamu untuk melacak perkembangan positif perusahaan. Ini bisa mencakup banyak hal seperti peningkatan sales, peningkatan produktivitas dan kepuasan konsumen. Kamu wajib terus melacak perkembangan bisnis untuk melihat apakah skala prioritas yang sudah ditetapkan bersama berjalan dengan maksimal. Kamu bisa tunjukan perubahan dan hasil positif yang didapat perusahaan pada karyawan. Ini akan memberikan semangat bagi mereka. 

Bagaimana? Sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang pentingnya skala prioritas bagi bisnis kamu? Selamat merancang skala prioritas bisnismu.

Mulai Jualan Online dengan LummoSHOP!

Dengan website toko online yang lengkap dan praktis, tidak ada lagi penghalang untuk optimalkan peluang pertumbuhan bisnismu.

Mulai SekarangUnduh LummoSHOP

Baca Juga Artikel Terkait Lainnya: