fbpx
Dengan bangga kami umumkan TOKKO kini jadi LummoSHOP

SOP, Ini Cara Penyusunannya yang Singkat, Padat dan Efisien

SOP

SOP adalah sebuah pedoman dalam pengoperasian sebuah perusahaan demi menjaga kualitas dan efisiensi kerja. Selain berfungsi sebagai pedoman, SOP juga memiliki fungsi menciptakan aturan, mendefinisikan peran, hubungan kerja dan menjaga disiplin. Singkatnya, SOP berfungsi sebagai rambu-rambu bagi semua pihak yang ada dalam perusahaan. 

Ketika kamu membuat dokumen SOP, harus terjelaskan dengan detail setiap jenis pekerjaan dan tahapan yang ada. Tidak hanya itu, sebelum kamu benar-benar melaksanakan sebuah SOP, perlu ada sebuah sosialisasi dan proses evaluasi.

Ada sejumlah tahap yang bisa kamu lakukan untuk mendapatkan SOP yang singkat, padat dan efisien. Sebelum mengetahui bagaimana cara yang benar membuat SOP, ketahui terlebih dulu fungsi dan pedoman dasarnya.

Fungsi SOP

Penyelesaian masalah dengan mengacu pada Standard Operating Procedure akan meminimalisir pengambilan keputusan yang salah atau terjadinya favoritisme di antara karyawan. 

  • SOP berfungsi untuk sebagai pedoman kerja yang perlu seluruh pihak taati. Baik oleh pimpinan atau pun karyawan.
  • Standard Operating Procedure memudahkan pelaksanaan operasional sehari-hari. SOP memuat tahapan-tahapan dalam melakukan pekerjaan. Ini akan memudahkan tercapainya target kerja.
  • SOP sebagai landasan khusus. Ini berkaitan erat dengan tanggung jawab baik dari pihak karyawan maupun perusahaan. Bila terjadi pelanggaran maka semua pihak akan mengaku pada aturan dalam Standard Operating Procedure. Kesalahan yang terjadi juga akan dengan mudah kamu cari  penyebabnya bila sudah ada pedoman Standar Operating Procedure.
  • Sebagai sumber solusi. Selain memuat sejumlah aturan yang berkaitan dengan kerja, Standard Operating Procedure juga memuat antisipasi kasus. Standar Operating Procedure yang baik akan menjelaskan sejumlah worst scenario yang  mungkin terjadi dalam proses kerja. Termasuk memuat juga solusi.

Prinsip Dasar 

SOPSebelum membuat SOP satu hal yang perlu ditanamkan dalam benak para pembuat SOP, aturan diberlakukan tanpa pandang bulu. Standard Operating Procedure berlaku bagi seluruh level. Mulai dari pimpinan level atas sampai karyawan level rendah. Setiap orang yang ada di dalam perusahaan perlu  berkomitmen mematuhi  seluruh aturan dalam Standard Operating Procedure

Sebagai pimpinan atau pemilik perusahaan, Kamu malah perlu jadi teladan dalam melaksanakan Standard Operating Procedure yang baik dan benar. 

SOP sifatnya unik dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Satu perusahaan akan memiliki operasional yang berbeda dengan perusahaan lainya. Sehingga tidak ada aturan yang ketat  atau baku dalam pembuatan SOP. Namun, ada 7 prinsip dasar yang perlu diingat sebelum membuat Standard Operating Procedure

  • Menjalankan Visi dan Misi 

Orientasi Standard Operating Procedure tetap pada visi dan misi perusahaan. Semua aturan yang dibuat dalam Standard Operating Procedure harus berpatokan pada tercapainya visi dan misi perusahaan. Bahkan sampai hal terkecil pun perlu diselaraskan dengan visi dan misi perusahaan.

  • Mudah Dipahami 

SOP harus mudah dimengerti sehingga karyawan yang baru bergabung pun dapat segera menyesuaikan diri dan menjalankan tugasnya. 

Usahakan menyusun kata-kata dengn sederhana dan to the point. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Bila ada istilah yang sulit cantumkan juga penjelasan sederhananya. 

  • Harus Efisien

Tata cara yang akan kamu tetapkan sebagai Standar Operating Procedure harusnya cara yang paling efektif dan efisien. Jangan sampai membuang waktu percuma. Jangan juga membuang-buang uang yang bisa  menambah ongkos produksi. Kembali lagi pada tujuan Standar Operating Procedure; pencapaian visi dan misi perusahaan dengan mengutamakan efisiensi. 

  • Keselarasan

Standard Operating Procedure yang kamu buat harus selaras antara satu unit dengan unit lain. Seluruh unit harus bekerja secara sinergi. Terutama bila ada di perusahaan besar.  Standard Operating Procedure yang tidak sinergi  bisa menciptakan masalah dan friksi antar unit. Ini akan menyebabkan hasil kerja secara keseluruhan tidak maksimal. 

  • Parameter Kualitas

Perlu membuat parameter kualitas dalam setiap unit. Parameter ini jadi acuan apakah pekerjaan sudah sesuai atau tindak. 

  • Mengikuti Perkembangan

Standard Operating Procedure walau sifatnya ketat dan wajib kamu patuhi tapi harus dinamis dalam menghadapi perkembangan. Bila ada masalah yang muncul pada tengah jalan dan belum tertampung, perlu segera kamu adaptasi ke dalam Standard Operating Procedure.  

Standar dOperating Procedure yang baik harus bisa terbuka pada perubahan dan dengan cepat menyesuaikan diri.

  • Sesuai Aturan Hukum dan Norma yang Berlaku.

Ketika membuat SOP perlu kamu perhatikan pula aspek hukum dan norma yang berlaku. Usahakan tidak melanggar aturan pemerintah. Sebaiknya Standard Operating Procedure tidak melanggar kebijakan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara. Dalam Permenpan PER/21/M-PAN/11/20008 penerapan SOP harus memenuhi aturan sebagai berikut: 

    1. Jelas dan Mudah Banyak Orang Mengerti
    2. Efisien dan Efektif
    3. Keselarasan
    4. Dinamis
    5. Terukur
    6. Terbuka
    7. Ada Kepastian Hukum
    8. Standard Operating Procedure yang baik lahir dari pemikiran yang matang dan mendalam. Bila kamu ingin membuat SOP yang efektif dan tepat guna, 

Ada beberapa hal penting yang perlu kamu pertimbangkan. Yaitu:

  • Tetapkan Tujuan Pembuatan SOP 

Sebelum membuat SOP Kamu perlu bertanya pada diri sendiri apa tujuan utama dari SOP itu.  Beberapa pertanyaan yang bisa diri sendiri ajukan: 

    • Dengan jalan SOP apa yang memungkinkan karyawan bekerja lebih efisien? 
    • Bagaimana Standard Operating Procedure bisa menciptakan tim yang mampu melayani klien dengan baik?
    • Bagaimana SOP bisa memberi pengaruh pada pemasukan bersih perusahaan? 

Sebelum membuat  SOP perlu juga Kamu mencatat sejumlah kendala yang pernah kamu alami atau sedang terjadi. Ini akan membantu Kamu mengetahui lebih baik bagaimana tim bekerja.

  • Tim Pembuat Standar Operating Procedure

Secara umum tim yang terlibat dalam pembuat Standard Operating Procedure, paling tidak terdiri atas tiga perwakilan: 

    • Pejabat tinggi atau pimpinan eksekutif yang akan mampu fokus  pada perkembangan operasional dan pencapaian tujuan di tingkat bisnis. 
    • Pimpinan tingkat manajer yang sering berhadapan dengan anak dan paham  dengan baik sumber dan peralatan yang perusahaan miliki.
    • Karyawan level rendah yang mengetahui situasi di lapangan dan mengetahui banyak soal kelengkapan logistik. 

Bila perusahaan kamu hanya dalam skala kecil, ketiga jabatan tersebut bisa kamu rangkap oleh satu atau dua orang. 

Yang tidak kalah penting, kamu perlu mempersiapkan orang  yang jadi  bertugas sebagai notulen bisa saja kamu merekrut karyawan yang sudah ada atau membayar orang lain yang dipekerjakan secara freelance. 

Siapa pun yang jadi notulen harus memiliki teknik menulis yang baik dan pengetahuan yang mendalam soal proses bisnis perusahaan, termasuk sektor bisnis secara keseluruhan. 

Berkaitan dengan konsumen yang dalam hal ini berperan sebagai stakeholder, kamu perlu ikut memikirkan peran mereka juga. Walau Standard Operating Procedure lebih pada ‘rahasia dapur‘  perusahaan tetapi semua hasil produksi tertuju bagi kepuasan konsumen. Jadi jangan sampai kepentingan mereka  terabaikan.

  • Penulisan Dokumen Harus Mudah Dipahami 

Standard Operating Procedure berlaku bagi  semua orang yang ada dalam perusahaan. Tiap orang punya tingkat pemahaman dan analisa yang berbeda-beda. Apalagi bila Kamu memperkerjakan banyak karyawan dengan level pendidikan rendah. 

Buat panduan Standard Operating Procedure dengan bahasa yang sederhana dan gampang banyak orang mengerti. Hindari istilah sulit yang berpotensi orang salah artikan.

  • Tentukan Format Standard Operating Procedure

Secara umum ada tiga jenis dokumen Standard Operating Procedure yang bisa kamu gunakan yaitu: 

    • Step by Step List 
    • Hierarchical List 
    • Flowchart 

Pilih dokumen yang format paling cocok dengan situasi dan kondisi lingkungan perusahaan. Model flowchart model paling favorit. Model ini mudah mudah untuk kamu pahami. Namun bila job description tiap unit butuh penjelasan sangat detail, maka model step-by step lebih cocok.

Manfaat SOP bagi Perusahaan

SOP

  • Menjaga Konsistensi

Menjaga konsistensi merupakan salah satu hal yang sulit dalam berbisnis. Sebuah perusahaan yang mampu bertahan lama, biasanya mampu menjaga kualitas barang secara konsisten. Dalam dunia bisnis persaingan begitu ketat. Bisa jadi, kamu dengan beberapa perusahaan lain membuat atau memproduksi barang yang sama. Namun, kamu tetap bisa mencari pembeda daripada  buatan atau produksi perusahaan-perusahaan lain, di antaranya dalam hal kualitas.

Hal yang perlu menjadi perhatian, barang dengan kualitas prima akan bertahan lama di pasaran. Konsistensi kualitas barang sangat erat kaitannya dengan SOP yang jelas dan baik. SOP membuat semua orang, level atas hingga bawah mematuhi aturan yang ada.  Penerapan SOP pun dapat meminimalisasi kemungkinan muncul kesahalan. Andai terjadi masalah, SOP bisa pula menjadi panduan dalam mencari solusi.

  • Bisnis Lebih Efisien

Salah satu tantangan terbesar dalam berbisnis adalah aturan atau regulasi. Tanpa ada aturan jelas di sebuah perusahaan akan menyebabkan alur kerja tidak efektif. Bahkan, dalam mengerjakan satu tugas kecil, bisa membuat keseluruhan proses terganggu apabila tanpa SOP. Bisnis yang efisien bisa tercipta berkat adanya SOP. Sebagai pertimbangan, konsumen kurang kerasan berbisnis dengan sebuah perusahaan yang tidak efisien.

  • Konsumen Bahagia

Konsumen adalah segalanya bagi pelaku bisnis. Kepuasan konsumen menjadi tolak ukur sukses, atau tidak sebuah perusahaan. SOP membantu perusahaan untuk mengoptimalisasi kualitas barang, jasa dan karyawan.

Bila konsumen membutuhkan sesuatu, ada sebuah alur dalam perusahan guna merespons dengan cepat. Konsumen tahu mesti mencari siapa dan bagaimana tindak lanjutnya. Misalnya, konsumen menerima barang dalam kondisi rusak, perlu ada pihak dari perusahaan yang menyelesaikan masalah dengan cepat. Perusahaan segera mengganti barang tersebut agar konsumen mendapat barang utuh sesuai pesanan.

SOP tidak semata-mata bisa menjaga kualitas produk, tetapi juga menjaga kepuasan pelanggan. Konsumen yang bahagia akan membuat mereka terus membeli atau menggunakan jasa perusahaan.

  • Menciptakan Word of Mouth 

Salah satu cara berpromosi yang terbaik adalah dari mulut ke mulut. Ini ada hubungannya dengan konsumen yang bahagia.

Konsumen yang terpuaskan bisa menjadi penyambung lidah pada masyarakat luas. Mereka akan menceritakan pengalaman membeli barang atau menggunakan jasa di perusahaan kamu kepada orang lain. Secara tidak langsung, nama perusahaan terangkat di mata publik. Orang-orang tertarik untuk membeli atau menggunakan jasa perusahaan kamu.

  • Peluang Investasi

Dalam jangka panjang, apabila sedikit konsumen yang percaya pada perusahaan kamu, akan sulit mendapatkan investor. Sebaliknya, sebuah perusahaan dengan reputasi nomor satu lebih mudah memiliki peluang berbisnis dalam jangka panjang. Dalam hal itu, peluang kerja sama  tidak terbatas pada pihak ketiga, tetapi juga dengan bank atau investor.

Sebuah perusahaan dengan reputasi yang baik lebih mudah mendapatkan kredit pinjaman di bank. Pihak bank menilai perusahaan mampu membayar cicilan dan kredit sesuai dengan ketetapan atau kesepakatan tenggat.

  • Mengurangi Biaya Training 

Tentu, karyawan baru perlu diberi sedikit pelatihan dan penjelasan berkaitan dengan sistem kerja di perusahaan. Apabila perusahaan sudah memiliki SOP yang jelas, maka proses training bisa lebih mudah.

Perusahaan cukup mengadakan satu kali orientasi karyawan yang isinya penjelasan soal standarisasi SOP. Karyawan cukup diberikan buku panduan yang berisi aturan kerja. Ini akan membantu semua karyawan baru tanpa perlu training yang lama. Alhasil, waktu maupun biaya menjadi lebih hemat.

  • Mengukur Performa Perusahaan

Di tengah arus persaingan yang deras, perusahaan mesti bisa bersaing dengan bisnis sejenis. Performa perusahaan dan kinerja karyawan harus tetap terjaga dengan baik. Adanya SOP bisa menjadi alat kontrol untuk melihat performa perusahaan.

Manfaat SOP bagi Karyawan 

  • Memetakan Peran dan Posisi Karyawan

Setiap karyawan yang bekerja dalam perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. SOP akan memberikan panduan bagi karyawan melaksanakan tugas-tugasnya. Pedoman itu memberikan batasan, mana yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Karyawan pun bisa bekerja dengan cepat dan efektif.

Mereka tidak akan mengerjakan pekerjaan di luar kewajiban mereka. Tidak ada pula pekerjaan yang tumpang tindih karena setiap orang sudah tahu kewajiban mereka.

Tidak hanya itu, karyawan pun mengerti apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam jam kerja. Dengan kata lain, ini menciptakan iklim kerja yang disiplin. 

  • Membantu Beradaptasi

SOP akan sangat membantu seorang karyawan baru untuk beradaptasi di tempat kerja. Para senior tidak perlu kebingungan mengajarkan karyawan baru karena sudah ada panduan yang jelas. Tentu saja, ini akan lebih menghemat tenaga dalam bekerja. Senior pun tidak akan merasa terbebani untuk mengurusi para junior.

  • Karyawan Lebih Mandiri

SOP

SOP membantu karyawan untuk lebih mandiri dalam bekerja. Saat melakukan tugasnya, mereka cukup berpedoman pada SOP yang ada. Mereka tidak akan berulang kali bertanya pada manajer atau pimpinan soal pekerjaan yang merupakan kewajibannya.

SOP juga membantu mengurangi keterlibatan pimpinan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Pimpinan bisa lebih fokus pada hal-hal penting lainnya.

  • Memperjelas Hubungan Setiap Proses Kerja

Analoginya, sistem kerja sebuah perusahaan tidak ada bedanya dengan sistem kerja tubuh manusia. Bisa ada satu anggota tubuh yang sakit, bisa mempengaruhi kesehatan seseorang. Begitu pula dengan perusahaan, terutama perusahaan besar yang memiliki banyak divisi. Satu unit kerja saling berkaitan dengan unit yang lain. Ada kesalahan atau keterlambatan di satu unit bisa mempengaruhi unit lain.

SOP memberikan gambaran besar bagi karyawan soal proses kerja yang benar dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih sadar akan unit kerjanya, juga kaitan dengan unit lainnya. Hal itu pun akan membatu juga menciptakan saling menghormati antarunit.

  • Evaluasi Kerja

Standarisasi yang termuat dalam SOP bisa jadi acuan, apakah karyawan mengerjakan kewajiban dan tanggung dengan baik atau tidak. Ini bisa jadi bahan evaluasi bagi karwayan yang bersangkutan. Mereka akan tahu di mana kekurangan dan apa yang harus diperbaiki.

  • Reward and Punishment

Berlandaskan SOP, pimpinan dapat memberikan gambaran kepada karyawan, sudah bekerja dengan baik atau tidak. Selanjutya, pimpinan bisa memberikan reward atau punishment yang tepat. Apabila karyawan melakukan kesalahan, perlu dikenakan sanksi. Sebaliknya, jika karyawan sudah menerapkan kerja dengan baik, bahkan melebihi target, bisa beroleh reward.

SOP tentunya membuat jalannya pekerjaan dalam bisnismu semakin jelas. Dengan demikian, target pencapaian bisnismu dapat lebih mungkin tercapai.

Cara Menulis Standar SOP yang Baik 

Ada banyak variasi format dan struktur yang bisa kamu gunakan dalam menulis dokumen SOP. Perusahan besar sering menggunakan standar yang sesuai dengan ISO 9000. Bila perusahaan kamu masih perusahaan kecil atau baru berkembang, tidak harus menggunakan standar ini. 

Walau tidak mengikuti standar internasional, tetapi sejumlah elemen bisa kamu adaptasikan sedikit. Secara sederhana, ada beberapa hal yang perlu dimasukan dalam struktur  penulisan SOP, antara lain: 

Intro

Sumary 

Detail Pekerjan 

Overview 

Checklist 

Format Dokumen

Format dokumen SOP bisa kamu buat sesuai dengan kebutuhan. Ada tiga jenis format dokumen yang lazim digunakan: 

Simpel Checklist 

Dalam checklist sederhana, semua tugas tertulis seperti kamu menulis to do list. Model seperti ini cocok bagi perusahaan yang karyawannya masih sedikit. Tidak perlu ada instruksi yang jelimet.  Cocok juga penggunaannya dalam unit kerja yang orangnya tidak  banyak. 

Complex Linear Checklist 

Ini adalah bentuk lebih panjang daripada checklist simpel. Di dalamnya memuat lebih banyak penjelasan. Kadang satu tugas terjabarkan dalam sejumlah turunan tugas lainnya. Tujuan complex linear checklist adalah memberikan panduan pada beberapa orang untuk mengerjakan satu hal yang sama, tetapi agak rumit. Namun satu orang bisa menggantikan tugas orang lain dengan mudah karena ada panduan yang jelas. 

Process Flow Diagram 

Penggunaan diagram bertujuan untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dari sebuah SOP yang rumit. Bisa jadi, satu satu waktu ada beberapa orang menjalankan tugas yang berbeda secara simultan. 

Panduan Menulis Dokumen SOP 

Proses berikutnya adalah pemilihan gaya tulisan. Ada sejumlah tips yang bisa kamu gunakan sebagai panduan menulis dokumen SOP: 

  • Gunakan bahasa yang mudah dimengerti. Hindari terlalu banyak singkatan atau istilah yang tidak penting. 
  • Sebelum menjabarkan detail tugas,tuliskan dulu cakupan tugas yang diemban.   Tulisan dengan menggunakan kata kerja atau kalimat aktif. 
  • Biasakan menulis secara singkat. Bila ada instruksi  tambahan bisa Kamu lampirkan sebagai penjelasan  kerja. 
  • Penggunakan foto atau gambar bisa membantu pemahaman tugas lebih baik. 
  • Hindari kata-kata ambigu, seperti ‘sebaiknya’, ‘seharusnya’. Kadang orang sulit membedakan arti dan bisa timbul salah paham. Lebih baik gunakan kalimat ‘harus’ yang mengindikasikan tugas tersebut harus dilaksanakan. 
Mulai Jualan Online dengan LummoSHOP!

Dengan website toko online yang lengkap dan praktis, tidak ada lagi penghalang untuk optimalkan peluang pertumbuhan bisnismu.

Mulai SekarangUnduh LummoSHOP

Tahapan Penyusunan SOP

Dalam menyiapkan SOP, ada tahap-tahap yang perlu kamu perhatikan agar hasilnya lebih singkat, padat dan efisien. Tahapannya adalah:

  1. Menentukan Tim Penyusun

Pembuatan SOP bisa kamu delegasikan kepada satu orang atau satu divisi. Pada  perusahaan besar, pihak yang bertanggung jawab adalah divisi general affair atau HRD. Mereka  yang kemudian yang akan menentukan orang-orang yang bisa masuk dalam tim penyusun. 

Perlu kamu ingat, aturan yang kelak ada, berlaku bagi seluruh orang yang terlibat dalam perusahaan. Aturan itu tidak hanya berlaku bagi karyawan level rendah, tetapi juga level atas. Bahkan pemimpin perusahaan pun wajib mematuhinya. Dalam hal ini, semua pihak wajib membuktikan komitmennya sesuai dengan kesepakatan.

  1. Mengetahui Proses Bisnis

Tujuan SOP adalah menciptakan proses kerja yang konsisten dan efisien. Untuk bisa sampai ke sana, tim penyusun perlu mempelajari secara mendalam proses kerja sebuah perusahaan. 

Lakukan observasi proses bisnis dari awal hingga sampai ke konsumen. Misalnya, dalam bisnis bakeri, observasi yang harus kamu lakukan sejak awal, meliputi pembelian bahan baku hingga pastry tersebut sampai ke tangan pembeli. 

Dalam proses pengumpulan data ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan: 

    1. Tim penyusun melakukan pendataan pada masing-masing unit kerja. Data meliputi apa saja jenis kerjanya, berapa dan siapa personil yang terlibat. Kemudian kebutuhan alat kerja, durasi proses kerja sampai selesai, dan bagaimana hubungan satu unit dengan unit lain dalam menyelesaikan pekerjaan. 
    2. Pemaparan data. Setelah data terkumpul, setiap anggota tim yang mewakili unit kerja menjelaskan dengan detail bagaimana pekerjaan yang sudah berjalan.
    3. Meramu hasil. Dari pemaparan yang ada, tim penyusun meramu hasil penjelasan dan menyesuaikan dengan peraturan perusahaan yang ada.
    4. Analisa biaya. Tim penyusun menghitung menganalisa biaya yang timbul dari diterapkannya satu prosedur di sebuah unit.
  1. Membuat Flow Chart

Bila semua kebutuhan data berhasil terkumpul, proses selanjutnya adalah membuat flow chart atau alur kerja. 

Bagian ini cukup membutuhkan kesabaran dan waktu. Sering kali tidak sekali jadi. Kamu butuh evaluasi dan diskusi yang mendalam untuk mendapatkan formula khusus alur kerja yang efisien. Karyawan yang sudah bekerja lama dalam perusahaan bisa menjadi orang yang memberi masukan, karena mereka mengetahui pasti seperti apa situasi di lapangan. 

Setelah alur kerja selesai, tentukan posisi dan nama orang yang bertanggung jawab dalam tiap proses kerja. Ada baiknya alur kerja terbuat dalam bentuk diagram atau gambar sehingga lebih mudah bagi yang berkepentingan untuk memahaminya. 

  1. Simulasi SOP

Sebelum benar-benar menerapkan sebuah SOP sebagai aturan baku, perlu ada simulasi. Tujuannya, bila terjadi ketidaksesuaian, SOP bisa kamu perbaiki. 

  1. Evaluasi

Setelah evaluasi dan sejumlah kekurangan kamu perbaiki, tim pembuat SOP perlu melakukan review ulang. Tidak ada salahnya lakukan lagi uji coba sampai aturan mengenai petunjuk teknis itu benar-benar menjadi dokumen baku yang sempurna. 

Demi mempermudah evaluasi dan kontrol, sebaiknya kamu siapkan pula form pemeriksaan khusus. Dengan begitu, proses evaluasi bisa berkesinambungan. Karyawan yang menjalankan SOP pun akan lebih sadar akan kelalaian atau kesalahan yang pernah ada.

  1. Pengesahan SOP

Setelah semua menjalani review dan tidak ada lagi kekurangan, maka tim penyusun bisa meminta pengesahan dari pihak yang berwenang atau pimpinan perusahaan. 

  1. Sosialisasi

Untuk menjamin seluruh karyawan mengerti dengan SOP, perlu ada sosialisasi. Tentukan berapa lama proses sosialisasi akan berlangsung. Semua materi yang ada dalam dokumen Standar Operation Procedure perlu terbagikan ke setiap unit. Ini akan memudahkan karyawan mempelajarinya. 

Selama proses sosialisasi, bila karyawan melakukan kesalahan ketika menerapkan SOP, tidak perlu mendapat sanksi. Namun, peringatan tetap perlu ada, meski bila masa sosialisasi selesai. Pastikan juga, saat proses ini, nama PIC tercatat dan seluruh divisi yang terkait tahu secara detail SOP yang ada. 

Contoh SOP

Untuk memudahkan kamu dalam membuat SOP, ada tiga contoh SOP yang bisa kamu jadikan panduan untuk membuatnya. Silakan simak bagian berikut. 

SOP Proses membuat Pastry di sebuah Bakeri

Tujuan:

Membuat pastry yang memenuhi standar kualitas perusahaan bakeri 

Ruang lingkup: 

Seluruh karyawan di bagian produksi. 

Istilah: 

Para pembuat pastry wajib mengetahui sejumlah istilah dunia pastry seperti mixing (mengaduk adonan), moulding (membentuk adonan), resting (mendiamkan adonan), final proofing (fermentasi akhir) dan baking (pemanggangan). 

Syarat dan Ketentuan: 

Seluruh karyawan wajib mengutamakan keselamatan dan keamanan kerja.   Karyawan wajib dilengkapi alat pelindung agar higienitas adonan tetap terjaga. 

Pengoperasian mesin adonan harus dilakukan oleh karyawan yang sudah bekerja lebih dari satu tahun atau lebih. Karyawan junior atau baru boleh mengoperasikan bila didampingi oleh karyawan senior. 

Penanggung Jawab:

Kepala bagian produksi bertanggung jawab atau berjalannya proses pembuatan adonan. Setiap keputusan yang diambil seperti jumlah adonan, unit yang harus dipanggang harus mendapat persetujuan dari kepala bagian produksi. 

Proses Produksi: 

Demi terjaminnya kualitas bakeri, pembuatan pastry harus melakukan semua tahap-tahap di bawah ini. 

  • Mixing (pengadukan adonan): 

Proses pengadukan wajib menggunakan yeast. Prosesnya tidak harus sampai kalis karena akan ada penggulungan berulang kali. 

Semakin lama mendiamkannya, adonan akan mengambang dan empuk. Proses penggulungan akan lebih sulit. Temperatur adonan saat proses penggulungan dan pelipatan harus terjaga. Adonan harus tetap dalam keadaan dingin dengan suhu sekitar 15º C

  • Lipatan

Ada berbagai jenis lipatan yang tersedia, yaitu 40% dan 60% dari total tepung. Tiap 500 gram terigu akan membutuhkan sekitar 360 gram roll in shortening. Semakin banyak menggunakan roll in shortening, makan lipatan akan semakin banyak. Roll usahakan tidak terlalu lebar karena bisa membuat roll in shortening tidak rata. 

  • Waktu Mendiamkan Adonan 

Setelah proses pelipatan, kemudian perlu mendiamkan adonan selama 10-15 menit. Tujuannya untuk mempermudah proses penggulungan dan pelipatan selanjutnya. 

  • Pemotongan

Proses pemotongan menggunakan pastry cutter agar lipatannya tetap ada. Jangan gunakan pisau tumpul karena bisa menyebabkan lipatan tertutup dan adonan tidak mengembang. 

  • Filling 

Isi adonan hanya diberikan pada croissant dan danish. Isiannya terdiri atas buah kering. Buah wajib berada dalam rendaman air panas dan ditiriskan. Ini agar isian pastry tidak gosong ketika di oven. 

  • Final Proofing 

Adonan yang sudah dibentuk jangan dimasukan dalam ruangan dengan suhu dan kelembaban tinggi. Ini bisa merusak jaringan lapisan dalam adonan dan membuat shortening meleleh. 

Adonan harus disimpan dalam ruang tertutp dengan suhu 30-40º C

SOP

SOP Bagian Quality Control 

Judul:

SOP untuk bagian Quality Control perusahaan dagang

Ruang Lingkup:

Pemeriksaan mutu produk

Bagian:

Quality Control (QC)

Penanggung Jawab:

Manajer quality control 

Tujuan:

Memastikan semua kualitas produksi yang dibuat sesuai standar yang ada. 

Prosedur Pelaksanaan: 

  1. Memeriksa hasil produk minimal dalam sebulan sebanyak dua kali. 
  2. Mengecek dan menelusuri bila ada peristiwa selama proses produksi yang tidak sesuai dengan standar pekerjaan yang sudah ada. Mencari faktor penyebab kenapa hal tersebut bisa terjadi. 
  3. Manajer departemen minimal satu kali dalam sebulan membuat laporan pada bagian produksi untuk persetujuan penilaian kualitas produksi. 
  4. Menerima dan menjalankan  semua feedback dari kepala bagian produksi. 

Kepala bagian divisi membuat SOP. Kepala produksi mengetahui dan membuat persetujuan terhadapnya. Kemudian, direktur menandatanganinya.  

SOP Pengaturan Jam Lembur 

Tujuan:

Pengaturan operasional kerja bagi karyawan yang melakukan kerja lembur agar berjalan efisien. 

Ruang Lingkup:

Jam kerja lembur bagi karyawan dengan jabatan supervisor dan di bawahnya. 

Tanggung Jawab:

Seluruh karyawan, supervisor tiap divisi dan manager tiap departemen. 

Unit Kerja:

HRD perusahaan, bagian keamanan atau sekuriti dan bagian yang terkait dalam pelaksanaan lembur. 

Prosedur Pelaksanaan: 

  1. Bagi karyawan yang akan melakukan lembur wajib mendapat surat perintah dari atasan dan wajib mengisi formulir lembur. 
  2. Mereka yang mendapat izin lembur dengan pertimbangan adanya tingkat urgensi produksi. 
  3. Karyawan hanya boleh mengerjakan jenis perkerjaan sesuai dengan apa yang tertulis dalam formulir lembur. 
  4. Karyawan yang melakukan lembur bekerja sesuai target kerja. Setelah pekerjaan selesai wajib membersihkan area kerja. 

Manajer HRD membuat SOP dan selanjutnya kepala bagian produksi memeriksanya. Semua surat izin lembur mendapat persetujuan dari direktur. 

Demikian contoh-contoh pembuatan SOP di beberapa bidang industri. Prinsip yang terpenting adalah bahwa kelancaran usaha tak terlepas dari proses produksi dan distribusi yang terstruktur secara rapih dan jelas. Struktur dengan prosedur-prosedur yang jelas tersebut pada gilirannya akan meminimalisir atau bahkan mengantisipasi kesalahan-kesalahan yang mungkin berakibat fatal bagi bisnis.

Baca juga artikel terkait lainnya :

Mulai Jualan Online dengan LummoSHOP!

Dengan website toko online yang lengkap dan praktis, tidak ada lagi penghalang untuk optimalkan peluang pertumbuhan bisnismu.

Mulai SekarangUnduh LummoSHOP
Published by Emilia Natarina

Content Marketing LummoSHOP