fbpx
Dengan bangga kami umumkan TOKKO kini jadi LummoSHOP

Surat Penawaran dalam Bisnis, Kenali di Sini

Surat penawaran

Surat penawaran dalam bisnis penting untuk meningkatkan pendapatan. Saat menjalankan sebuah bisnis, kondisi akan menuntutmu untuk bisa berkomunikasi dengan beragam pihak, baik secara lisan maupun tulisan untuk beragam tujuan. Salah satu bentuk komunikasi lewat tulisan adalah adanya surat penawaran.

Sebagaimana namanya, surat tersebut penting buatmu yang ingin menawarkan sesuatu pada pihak lain entah rekan bisnis, konsumen, bahkan mungkin pemangku kebijakan. Itulah mengapa keterampilan untuk membuat surat penawaran yang baik pun mutlak harus kamu miliki. Untuk lebih jelasnya, kamu bisa membaca lebih lanjut tulisan ini.

Mulai Jualan Online dengan LummoSHOP!

Dengan website toko online yang lengkap dan praktis, tidak ada lagi penghalang untuk optimalkan peluang pertumbuhan bisnismu.

Mulai SekarangUnduh LummoSHOP

Pengertian 

Dalam buku A. Fauzi berjudul Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis, surat penawaran atau yang kerap disebut offering letter adalah surat yang berisi ragam informasi yang dibutuhkan oleh pihak ketiga agar berminat untuk bekerjasama atau berminat terhadap produk yang ditawarkan.

Tujuan 

Sebagaimana yang sudah disebut dalam definisinya, beberapa tujuan dari surat penawaran adalah sebagai berikut.

  1.   Menawarkan barang atau jasa kepada pihak ketiga.
  2.   Memberikan informasi atau memperkenalkan produk atau jasa yang kamu hasilkan.
  3.   Sebagai balasan atas surat permintaan yang dikirimkan calon konsumen.
  4.   Membangun relasi/link dengan pihak ketiga.
  5.   Sebagai dasar kesepakatan dua belah pihak dalam bertransaksi.

Lebih lanjut, dalam bukunya Eny Pujiasri dan Sulis Rahmawati berjudul Korespondensi, surat penawaran memberikan kontribusi atau pengaruh yang sangat penting dan kuat dalam sebuah bisnis. Bahkan berhasil atau tidaknya penawaran bisa bergantung dari cara pebisnis membuat surat tersebut apakah sudah tepat atau belum.

Unsur-Unsur 

Surat penawaran

Selanjutnya, unsur-unsur surat penawaran yang harus kamu tahu. Pastinya, membuat surat penawaran tak sama dengan membuat surat non-resmi seperti surat cinta, bukan. Kamu tak bisa sembarangan membuat surat penawaran. Alih-alih mendapatkan simpati, yang ada malah antipasti karena surat yang kamu buat tak tepat. Jangan sampai begini, ya. Nah, apa saja sih unsur-unsurnya? Berikut ini beberapa di antaranya.

  1. Kop surat bisnis lengkap: nama bisnis, alamat, nomor telepon, e-mail, website, media sosial, dan apa pun yang serupa (semakin lengkap dan informatif semakin baik).
  2. Nama tempat atau kota dan tanggal surat kamu buat.
  3. Nomor surat.
  4. Lampiran detail mengenai barang atau jasa atau harga atau apa pun yang sedang kamu tawarkan.
  5. Alamat lengkap pihak yang kamu tuju.
  6. Pembukaan: salam pembuka yang resmi dan formal.
  7. Inti atau isi surat.
  8. Penutup: salam penutup dan harapanmu agar pihak yang kamu kirimi surat segera merespon.
  9. Nama plus tanda tangan plus stempel.

Jenis-Jenis

Surat penawaran ternyata tak hanya melulu berisi penawaran barang. Jika kamu teliti lebih lanjut, ada 5 jenis surat penawaran bisnis yang bisa kamu buat yaitu sebagai berikut.

  1. Penawaran Kerja Sama

Surat ini kamu buat ketika ingin mengajak pihak lain bekerja sama (sebagaimana namanya). Biasanya, kamu melakukannya ketika ingin mengembangkan bisnismu. Surat penawaran kerja sama ibarat komunikasi awal sebelum kamu benar-benar bekerjasama dengan pihak yang kamu tawari. Dalam membuatnya, kamu hendaknya menggunakan bahasa yang lugas atau tidak ambigu. Kamu juga harus menjelaskan seperti apa kerjasama yang kamu tawarkan. Semakin detail, pastinya akan semakin bagus.

  1. Penawaran Barang

Sebagaimana namanya, dalam surat penawaran barang, kamu bermaksud ingin mengajak kerja sama pihak ketiga untuk membeli barang atau produkmu. Meskipun sebenarnya bisa juga kamu hanya bermaksud memperkenalkan produkmu saja.

  1. Penawaran Jasa

Jika di poin sebelumnya, yang kamu tawarkan adalah barang, maka berikutnya adalah jasa. Ya, selain barang, kamu juga bisa membuat surat penawaran jasa jika memang bidang bisnismu bergerak di bidang jasa. Misalnya, kamu menawarkan jasa les bahasa Inggris untuk semua karyawan perusahaan X atau semacamnya.

  1. Penawaran Negosiasi

Sebenarnya, surat penawaran negosiasi ini mirip dengan tiga surat sebelumnya. Apa yang sedang kamu negosiasikan dengan pihak ketiga? Barang, jasa, atau kerjasama yang lain?

  1. Penawaran Harga

Sebagaimana namanya, surat penawaran harga ini kamu buat untuk klien atau pihak ketiga yang sedang atau akan kamu ajak kerjasama. Di dalamnya, kamu menjelaskan berapakah harga barang atau jasa yang kamu tawarkan.

Contoh Surat Penawaran

Setelah belajar teori sebagaimana penjelasan di atas, selanjutnya adalah saatnya kamu praktik. Seperti apa contoh surat penawaran yang bisa kamu buat?

Kerja Sama

(kop surat)

Tanggal, bulan, tahun

Nomor surat: xx

Lampiran: xx lembar

Hal: Penawaran Kerja sama xx

Yth. xx

Manajer/Pimpinan xx

(alamat pihak yang ingin kamu ajak kerja sama)

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang kami dapatkan di xx, perusahaan xx sedang membutuhkan xx (boleh kamu ganti dengan “mencari partner bisnis” atau semacamnya, fleksibel sesuai kebutuhan). Kami bermaksud mengajak perusahaan xx bekerja sama. (Kemudian kamu jelaskan apa kelebihan bisnismu, boleh juga menjelaskannya di lampiran).

Demikian surat penawaran ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan kami agar perusahaan xx dapat bekerja sama. Kami menunggu responnya. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara.

Hormat kami,

(tanda tangan plus stempel)

(namamu)

(jabatanmu)

Penawaran Barang

(kop surat)

Tanggal, bulan, tahun

Nomor surat: xx

Lampiran: xx lembar

Hal: Penawaran Barang xx

Yth. xx

Manajer/Pimpinan xx

(alamat pihak yang ingin kamu ajak kerja sama)

Dengan hormat,

Kami dari PT. ABCDEFG yang bergerak di bidang xx bermaksud ingin mengajak kerja sama perusahaan Bapak/Ibu/Saudara. Kami menawarkan produk berkualitas dengan harga terjangkau (sebagaimana terlampir) kepada perusahaan Bapak/Ibu/Saudara.

Besar harapan kami agar perusahaan Bapak/Ibu/Saudara tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu/Saudara bisa menghubungi kami di xxx.

Demikian surat penawaran barang ini kami buat. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara.

Hormat kami,

(tanda tangan plus stempel)

(namamu)

(jabatanmu)

Penawaran Jasa

(kop surat)

Tanggal, bulan, tahun

Nomor surat: xx

Lampiran: xx lembar

Hal: Penawaran Jasa xx

Yth. xx

Manajer/Pimpinan xx

(alamat pihak yang ingin kamu ajak kerja sama)

Dengan hormat,

Kami dari PT. ABCDEFG yang bergerak di bidang xx bermaksud ingin mengajak kerja sama perusahaan Bapak/Ibu/Saudara. (Kamu jelaskan sedikit jasa yang kamu tawarkan plus kelebihannya serta beri keterangan kalau penjelasan lebih lanjut ada di lampiran).

Besar harapan kami agar perusahaan Bapak/Ibu/Saudara tertarik dengan jasa yang kami tawarkan. Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu/Saudara bisa menghubungi kami di xxx.

Demikian surat penawaran jasa ini kami buat. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara.

Hormat kami,

(tanda tangan plus stempel)

(namamu)

(jabatanmu)

Penawaran Negosiasi

(kop surat)

Tanggal, bulan, tahun

Nomor surat: xx

Lampiran: xx lembar

Hal: Penawaran Negosiasi xx

Yth. xx

Manajer/Pimpinan xx

(alamat pihak yang ingin kamu ajak kerja sama)

Dengan hormat,

Sehubungan dengan informasi yang kami dapatkan dari xx, perusahaan Bapak/Ibu/Saudara tertarik untuk membeli tanah kami untuk ekspansi bisnis seharga xx. Sehubungan dengan lokasi yang strategis plus beberapa potensi lain (sebagaimana ada dalam lampiran), kami ingin bernegosiasi agar Bapak/Ibu/Saudara bisa menaikkan harga.

Demikian surat negosiasi ini kami buat. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara.

Hormat kami,

(tanda tangan plus stempel)

(namamu)

(jabatanmu)

Penawaran Harga

(kop surat)

Tanggal, bulan, tahun

Nomor surat: xx

Lampiran: xx lembar

Hal: Penawaran Harga Penulis Konten

Yth. xx

Manajer/Pimpinan xx

(alamat pihak yang ingin kamu ajak kerja sama)

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kerjasama kita di bidang penulisan, kami selaku perusaaan penyedia penulis konten ingin menawarkan harga penulis sesuai dengan kapasitas masing-masing. Bapak/Ibu/Saudara bisa melihatnya secara detail pada lampiran mengenai nama penulis, kompetensi, pengalaman, plus tariff/harganya masing-masing.

Demikian surat penawaran harga ini kami buat. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara.

Hormat kami,

(tanda tangan plus stempel)

(namamu)

(jabatanmu)

Kelebihan dan Kekurangan

Surat penawaran

Berdasarkan penjelasan di atas plus beberapa contoh tersebut, kamu bisa menyimpulkan beberapa kelebihan, yaitu sebagai berikut.

  1. Sebagai bentuk komunikasi tertulis resmi, tak semua komunikasi bisa melalui lisan.
  2. Kamu bisa menjelaskan secara detail melalui lampiran, hal yang mungkin tak bisa kamu lakukan jika hanya melalui komunikasi lewat lisan atau verbal.
  3. Adanya bukti konkret atau bukti tertulis sehingga ketika kamu sewaktu-waktu butuh sudah ada dokumentasinya.
  4. Membuat pihak lain/pihak yang kamu ajak kerja sama merasa dihargai karena ada komunikasi resmi tertulis.

Tak hanya mengenai kelebihannya saja, surat ini juga memiliki beberapa kelemahan yaitu sebagai berikut.

  1. Kamu harus menggunakan bahasa resmi, sesuatu yang mungkin sedikit sulit bagimu yang tak biasa.
  2. Kadang kala tidak efektif, bahasa lainnya dianggurin, apalagi jika pihak yang kamu ajak kerjasama sama sekali tak mengenalmu.

Surat penawaran bisnis tak bisa lepas dari kegiatan usahamu. Jika kamu saat ini sedang menjalankan bisnis, memahaminya adalah sesuatu yang wajib kamu lakukan. Setidaknya, kamu tahu bagaimana cara membuatnya, unsur-unsurnya, serta jenis-jenisnya. Toh, semua itu bisa menguntungkan dirimu sendiri. Jangan pernah lelah belajar, ya. Selamat mencoba!

Mulai Jualan Online dengan LummoSHOP!

Dengan website toko online yang lengkap dan praktis, tidak ada lagi penghalang untuk optimalkan peluang pertumbuhan bisnismu.

Mulai SekarangUnduh LummoSHOP

Baca juga artikel terkait lainnya

Published by Emilia Natarina

Content Marketing LummoSHOP